Roche Diagnostics использует созданное в кратчайшие сроки решение Smartsheet для анализа данных и распространения тестов на COVID-19

Глобальному лидеру в области биотехнологий Roche Diagnostics требовалось надёжное управленческое решение для определения приоритетов спроса, распределения и использования недавно разработанных диагностических тестов на COVID-19, а также для сообщения их результатов в компетентные органы. Точность, гибкость и скорость имели решающие значение: в условиях быстро распространяющейся пандемии COVID-19 компании Roche требовалось направлять наборы для тестирования в регионы, где потребность в них была наиболее высока, и конечные пункты поставок менялись ежедневно, а порой и ежечасно. Вместе с экспертами Smartsheet компания Roche смогла в кратчайшие сроки разработать решение, которое позволило ей быстро реагировать на глобальный кризис в области здравоохранения.

«Мы все в течении многих лет готовились к пандемии и планировали непрерывность бизнес-процессов, и вот этот день настал, — говорит Брайан Лэнгфорд, вице-президент по вопросам реализации, планирования и поддержки в компании Roche Diagnostics из Северной Америки. — Мы понимали, что реагировать придется незамедлительно и что текущие методы работы нам уже не помогут. Даже в этой отчаянной ситуации мы знали, что найдем выход, даже если на тот момент никто не представлял, как именно это сделать. Также мы были уверены в компании Smartsheet как в надёжном партнёре, который поможет решить задачу».

Решение для поддержки оперативной реакции на глобальную пандемию

Компания Roche в течение десятилетий идет в авангарде исследований в сфере здравоохранения и обладает глобальным портфолио из медпрепаратов и диагностических средств в области онкологии, иммунологии, офтальмологии, инфекционных заболеваний и нейробиологии. Когда восемь лет назад Джонатан Фуллертон (Jonathon Fullerton) пришел в компанию на должность старшего руководителя отдела управления коммерческими проектами, то сильно удивился тому, что сопровождение передовых научных исследований частично ведется на бумажных носителях, частично — в разрозненных электронных таблицах и текстовых документах. За несколько лет усилия Фуллертона по цифровизации и автоматизации руководства проектами привели к внедрению Smartsheet.

«Мы решили, что пришла пора переосмыслить способ управления проектами, — говорит Фуллертон. — Мы выбрали Smartsheet своим поставщиком и разработали весьма специализированное решение. Благодаря связности, которую обеспечивает Smartsheet, мы смогли интегрировать другие системы учёта, используемые в компании. Мы можем подключаться к другим корпоративным системам и совместно использовать данные и процессы».

К тому времени, когда началась эпидемия COVID-19, компания Roche уже несколько лет использовала Smartsheet. Быстрое распространение вируса по всему миру создало новую управленческую проблему. К началу марта 2020 года компания Roche готовилась выпустить на рынок США первый диагностический тест на COVID-19, одобренный федеральными регулирующими органами, который позволял быстро проводить массовые тестирования людей. Лэнгфорд и его коллеги осознали, что производство никак не поспеет за лавинообразно растущим спросом. Компании Roche требовалось выявлять сообщества с наибольшей неотложной потребностью в тестах, чтобы поставлять комплекты именно туда, а также быстро перенаправлять их по мере смены приоритетов.

«Нам нужно было решение с необычайной гибкостью, поскольку в мире с COVID обстановка меняется каждый день, а то и каждый час, — утверждает Лиза Глэйвен (Lisa Glavan), управляющая по маркетингу продуктов в Roche. — Оно должно быть надёжным, учитывая тот факт, что мы будем собирать большой объём данных в течение неизвестного периода времени по мере продолжения пандемии, и безопасным, поскольку мы собирались получать информацию о тестах из лабораторий. Оно также должно быть удобным в использовании для сотрудников Roche, но особенно для наших клиентов, отправляющих нам сведения».

Компании также требовалась помощь. На разработку планируемого решения Smartsheet ушло бы несколько недель или месяцев. Фуллертон и его коллеги поняли, что внутри компании нет подходящих специалистов для быстрой реализации такого проекта. Лэнгфорд обратился в Smartsheet. В течении трех дней объединенная команда из экспертов Smartsheet и сотрудников Roche разработала и запустила первую итерацию системы для управления тестовыми комплектами.

Управление динамической ситуацией с помощью данных реального времени

Сегодня компания Roche использует Smartsheet, чтобы управлять приоритетами спроса, распределением продуктов и сбором данных для своих тестов COVID-19, диагностических и на антитела. Компания получает информацию от больничных и справочных лабораторий, включая количество проведенных тестов, число позитивных результатов и количество наличных комплектов в данном пункте. Эти данные затем сопоставляются с показателями производства и заказов, статусом и местоположением отправленных комплектов, а также с эпидемиологическими данными, чтобы динамически определить области, в которые потребуется приоритетно направить следующую партию.

«Это совершенно новый тест, — говорит Фуллертон. — И вот мы уже производим миллионы единиц в неделю, но этого всё равно мало. Ни один поставщик не может поспеть за спросом на тестовые комплекты. Нам пришлось создать различные виды инструментов для определения приоритетов спроса, распределения объёмов поставок, выбора мест для отправки партий и их отслеживания. Мы использовали Smartsheet практически в каждой из этих областей».

В панелях мониторинга отображаются данные для различных заинтересованных сторон, что помогает директорам по сбыту и руководителям компании быть в курсе событий в тех областях, за которые они отвечают. Одна из важнейших задач Smartsheet-решения компании Roche — упростить процесс сбора и подачи данных федеральным органам здравоохранения, включая оперативный штаб Белого дома по борьбе с коронавирусом, в режиме реального времени.

«Каждый день в 15:00 мы проводили производственное совещание, — рассказывает Фуллертон. — Мы изучали данные: всё ли так, как должно быть? В 15:15 этот отчет уходил в Белый дом. Я как человек, занимающийся улучшением процессов, никогда бы не подумал, что приложу руку к документам, которые отправляются прямиком в Белый дом. Но я чувствовал гордость за свою работу, да и мои дети также гордились отцом».

Платформа, поддерживающая гибкость и новаторство

С начала пандемии компания Roche каждый день регулярно наблюдала за проведением более 100 000 тестов по всем США. Решение Smartsheet было обновлено и расширено, чтобы более эффективно отслеживать потребности продукта и управлять ими. Объёмы собранных данных впечатляют, но ещё больше впечатляют целенаправленные усилия каждого сотрудника в компании.

«Мы всегда знали, что то, что мы делаем, отражается на пациентах, но одно дело знать, а другое — наблюдать это воочию — говорит Глэвейн. — Я видела, сколько проводится тестов, как используются поставляемые партии, как появляются и исчезают очаги по всем Соединенным Штатам. Наша работа всегда влияла на жизнь общества, но я никогда не чувствовала это столь прямо».

Фуллертон говорит, что культура Roche также преобразуется в нечто более гибкое и новаторское, причем это касается не только вопросов кризисного управления, но и повседневных методов работы. С помощью Smartsheet компания сумела обеспечить более эффективное взаимодействие команд — даже с учётом того, что большая часть сотрудников работала удаленно.

«Способ ведения бизнеса фундаментально изменился, — утверждает Фуллертон. — Учитывая, что весь персонал трудился удаленно, этот год наиболее сильно изменил Roche с тех пор, как я здесь работаю. Наша организация такая гибкая, мы можем так быстро реагировать на перемены — нам определенно нужно такие платформы как Smartsheet! Много лет подряд мы делали работу одним и тем же способом, но из-за событий этого года нам пришлось отказаться от старых шаблонов и перейти на совершенно новый метод мышления. Это невероятно динамичное время для нашей компании».

Дополнительные сведения об этой истории см. в нашем анализе примера из практики.