В компании JLL система Smartsheet используется для организации связей между корпоративными системам и построения более крепких взаимоотношений с клиентами

Подобно многим глобальным игрокам, компания JLL, лидер в области недвижимости, вложила значительные ресурсы в создание собственных решений по обработке данных для управления своим портфелем проектов. Однако когда серьёзный коммерческий клиент попросил использовать для работы стороннюю программу из-за несовместимости с его системой управления проектами, в JLL поняли, что нужно найти другой инструмент для выгрузки данных, управления программами и формирования отчётов. Клиент порекомендовал присмотреться к Smartsheet — средству, которое послужит цифровым мостом. На сегодняшний день решение Smartsheet уже доказало, что является не просто инструментом для обмена большими объёмами информации об объектах недвижимости между двумя компаниями.

«Мы реализуем строительные проекты по всей стране, — говорит Бетси Соломон (Betsy Solomon), руководитель отдела расчётов в компании JLL. — Мы руководим цепочкой процессов и организуем совместную работу непосредственно в компаниях клиентов: с их юристами, исполнителями и даже отделами стратегического планирования. Мы следим за тем, чтобы у всех был доступ к цепочке процессов, которые находятся на стадии реализации, к истории проектов, а также к работам, запланированным на год или два вперёд».

Бетси и руководитель проектов Бекка Фехт (Becca Fecht) в тесном взаимодействии со своим международным клиентом управляют множеством объектов коммерческой недвижимости со дня их приобретения и до момента капитального ремонта, начала застройки и завершения всех строительных процессов. В любой момент времени им необходимо знать состояние работ по проекту — например, ход работ, выполняемых головным подрядчиком, наличие разрешений на строительство, соответствие муниципальным или региональным нормативным требованиям, ход строительства и пр. Им также необходимо обмениваться информацией с несколькими командами как в JLL, так и в компании клиента.

«Основным трендом в большинстве отраслей за последние пару лет стала информация: данные и аналитика, — объясняет Бетси. — Что мы можем сделать с собранной информацией, и как использовать её в наших проектах? При этом в нашей индустрии крепнет мысль, что нужно обучать людей обращаться к источнику информации, а не производить и распространять данные».

Чтобы обеспечить доступ к критически важным данным для всех, кому они нужны, Бетси и Бекка выгружают информацию из системы клиента в Smartsheet, где есть оповещения о приближении сроков, панели мониторинга и другие инструменты. В Smartsheet они могут отслеживать мельчайшие детали, соединять их в развёрнутые отчёты и использовать панели мониторинга для демонстрации результатов заинтересованным лицам почти в реальном времени.

«Необходимость в выгрузке данных просто исчезает, — объясняет Бекка. — Всё уже готово, и они могут легко ознакомиться с результатами. Раньше мы выгружали отчёты по отдельным запросам. Теперь все данные есть в панели мониторинга, и мы просто предоставляем к ним доступ. Это очень помогло сократить объём электронной переписки между организациями».

До Smartsheet Бетси и Бекка обрабатывали данные в табличных редакторах и рассылали еженедельные и ежемесячные отчёты. Сегодня данные клиента подгружаются в Smartsheet почти в реальном времени, и все пользователи получают точные сведения из одного источника. Время, сэкономленное на подготовке отчётов в редакторах электронных таблиц, Бетси и Бекка тратят на стратегическое управление и наблюдение за портфелем проектов клиента. Бетси признаётся, что боялась потерять контроль над данными, но в реальности у неё появились понимание ситуации и её наглядная картина. Она поделилась этой информацией с командами, которые нуждались в ней больше всего, обеспечивая при этом оперативное взаимодействие между компаниями.

«Для меня было стрессом открыть к источнику данных доступ 225 пользователям из нашей главной таблицы. Но я была приятно удивлена, — говорит Бетси. — Я считаю, одно из основных преимуществ Smartsheet — возможность для клиента объединить усилия изолированных внутри компании групп и повысить эффективность их взаимодействия, что оказало положительный эффект на реализацию проектов».

Бетси и Бекка смогли отойти от рутины, связанной с формированием отчётов, и внимательнее взглянуть на смысл этих цифр. Теперь они могут проанализировать весь портфель проектов и увидеть, что на определённый период намечен старт слишком многих задач, что может привести к затруднениям на этапе их согласования с заказчиками. Они могут нырнуть глубже и проверить, идут ли работы с нужной скоростью в том или ином регионе, либо дойти до конкретных строительных объектов, чтобы понять, почему строительство отстаёт от графика или опережает его. Автоматизация рабочих процессов позволяет им заблаговременно обратить внимание ответственных лиц JLL или юристов и исполнителей клиента на потенциальные проблемы, чтобы избежать серьёзных задержек по проекту.

Использование Smartsheet также позволило наладить демонстрацию отчётов руководству как в JLL, так и в компании клиента. Бетси и Бекка могут делиться своими мыслями с помощью наглядных представлений Smartsheet, которые очень просты и понятны и в которые при желании можно углубиться. Документы и изображения можно загрузить в трекер проектов, что позволяет подкреплять результаты проверок и рекомендации реальными фактами и быстрее переходить от размышлений к действиям.

«Цифры не лгут, — утверждает Бетси. — Когда видишь цифры и все данные, не приходится тратить время на разговоры о том, что пошло не так. Можно сразу начать обсуждать, как решить проблему. Клиент видит возможности, которые перед ним открываются, и теперь рассчитывает, что мы с помощью этих данных сделаем их ещё шире».

Дополнительная информация

Чтобы узнать больше о Smartsheet, загляните на сайт https://www.smartsheet.com/.

Чтобы узнать больше о JLL, зайдите на сайт https://www.us.jll.com/.