В течение нескольких лет я принимала участие в работе группы специалистов по управлению проектами (PMOSIG). Это группа специалистов-волонтёров, в основе которой лежит интерес к инструментам по управлению проектами - Project, Programme и Portfolio Office. Участие в работе по планированию, организации и проведению конференций и собраний оказалось для меня очень интересным опытом. Управление мероприятиями, на мой взгляд, представляет собой упрощённую версию управления проектами. Ключевым элементом успеха является сведение управленческой составляющей к минимуму или, как говорится, «не усложнять без необходимости». Так что, несмотря на то, что у всех в нашей группе был опыт управления проектами, первое время мы не пользовались никакими инструментами для планирования и управления проведением конференций. Казалось, что мы просто решили отказаться от всего того, что пропагандирует наша профессия. Разве не смогли бы мы спланировать наше мероприятие «на салфетке»?
Нет.
Самые простой урок, который мы усвоили, урок, который заставил нас пересмотреть весь подход к управлению проведением мероприятий, заключается в том, что все члены нашей команды должны знать, на каком этапе процесса мы находимся, что каждый из нас должен сейчас делать и когда каждая задача должна быть выполнена (и главное, всё это без стресса и хлопот!). Используя простое расписание для планирования мероприятия, мы смогли реализовать эти задачи для всей нашей команды. Доступ к расписанию был у всех участников: они могли видеть назначенные им задачи и понимать последствия невыполнения задач в срок. Для наших волонтёров самым полезным оказалось возможность делиться данными о прогрессе и добавлять документы. Последнее было особенно ценно, так как у нас не было общего доступного для всех места для хранения данных.
Кроме того, наличие расписания создавало ощущение срочности. Любой, кто когда-либо работал с группой волонтёров, знает не понаслышке о различии между степенью ответственности и готовности работать, когда работа выполняется за оплату (работа на рабочем месте), и когда работа выполняется бесплатно в свободное время (вместе с другими личными обязательствами).
Сообщества заинтересованных в изучении проектного управления людей приобретают всё большую популярность из-за преимуществ передачи знаний и обмена опытом среди сверстников. Если вы заинтересованы в создании подобных мероприятий в вашем регионе или даже в вашей собственной компании, воспользуйтесь приведённым ниже перечнем того, на что стоит обратить внимание, и шаблоном расписания.
Идеи и планирование
Начиная любой проект, мы проводим много времени, думая над его тематикой и основной идеей. Точно так же и при проведении конференций. Затем мы начинаем продумывать всё более детально: как будет выглядеть каждый день конференции, сколько будет стоить участие в ней и, если эта конференция отличается от предыдущей, нужно ли добавить что-то новое к нашему расписанию.
Выбор выступающих
Для каждой конференции у нас были разные спикеры. Мы выбирали их на основании специализации и соответствия нашей повестке дня. Спикеры также нуждаются в управлении, поэтому они особенно любят таких организаторов конференций, которые предлагают им чёткие инструкции, сведения о сроках подачи заявок, а также информацию о материально-техническом обеспечении, чтобы они знали, где и когда всё будет происходить.
Реклама мероприятия
Чем больше времени у вас есть до начала проведения конференции, тем больше возможностей у вас будет для её рекламы. Важно постоянно напоминать людям о предстоящем мероприятии, но не докучать им. Можно сообщать информацию о конференции разными способами – размещая рекламу в группах LinkedIn и обновления в Twitter, а также освещая различные аспекты повестки дня конференции в информационных бюллетенях.
Организация конференции и подбор персонала
Как оказалось, конференции проходят более гладко, если уделить много внимания планированию, что, конечно же, не было сюрпризом для нашей группы, состоящей из профессиональных проектных менеджеров. Это означало, что в последнюю минуту не возникло никаких неприятных сюрпризов, и мы могли сконцентрироваться на дополнительной «изюминке» конференции. Так, мы организовали управляемую социализацию участников конференции вместо того, чтобы предоставить их самим себе. Мы проводили интерактивные сессии, что оставило более профессиональное впечатление, чем просто общение участников друг с другом. Кроме того, это позволило нам быстро реагировать на отдельные нужды участников конференции, если возникали какие-то вопросы, связанные, например, с обслуживанием или предоставлением такси по окончании мероприятия.
Оценка проведённого мероприятия
Время после окончания конференции крайне важное, так как именно сейчас можно оценить сделанное. Мы обсуждаем, как всё прошло с нашей точки зрения, изучаем полученные отзывы от участников и создаем отчёт, который может повлиять на процесс составления расписания для следующей конференции. Таким образом, мы находимся в непрерывном цикле улучшений, которые можно будет заложить в основу расписания нашего следующего мероприятия.
Ниже приведён шаблон для планирования мероприятий, основанный на скриншотах, использованных в статье: